Руководство пользователя и администратора

Настоящий документ является частью единого публичного комплекта документации программного продукта «Основа Бизнеса».

Статус документа и правила толкования

Настоящее Руководство предназначено для пользователей и администраторов SaaS-платформы «Основа Бизнеса». Оно описывает общий порядок получения доступа, организации работы компании, назначения ролей, ведения данных и использования основных функциональных разделов.

Руководство составлено по подтверждённой продуктовой модели. Оно не привязывает пользователя к названиям отдельных кнопок, расположение которых может изменяться при развитии интерфейса, если такое изменение не затрагивает смысл операции. При наличии расхождения с фактическим интерфейсом приоритет имеет текущая доступная функция и встроенные подсказки соответствующей редакции.

Администратор отвечает за организацию пользовательского доступа внутри своей компании. Пользователь отвечает за сохранность собственной учётной записи, корректность вводимых сведений и соблюдение полномочий, предоставленных ему организацией.

1. Требования для работы

Для стандартной работы с «Основа Бизнеса» требуется устройство с современным веб-браузером, стабильное подключение к Интернету и персональная учётная запись. Отдельная установка клиентской программы на компьютер пользователя не требуется.

Доступ предоставляется только к тем организациям и функциональным разделам, которые разрешены пользователю. Наличие учётной записи само по себе не означает полномочия на просмотр всех данных компании.

2. Получение доступа и вход

1. 1. Перейдите на официальный сайт https://osnovabusinessa.ru/ и используйте предусмотренный способ входа в платформу.
2. 2. Введите данные своей учётной записи. Если доступ предоставлен организацией, используйте адрес электронной почты или иной идентификатор, указанный при регистрации.
3. 3. После успешного входа выберите организацию, если вашей учётной записи доступны несколько организаций.
4. 4. Проверьте, что открыта нужная организация и назначенная вам роль соответствует рабочим обязанностям.
5. 5. При первом входе ознакомьтесь с пользовательскими документами и правилами обработки данных, доступными на официальной странице документации.

3. Организация и рабочее пространство

Организация является основной рабочей областью, к которой относятся бизнес-данные. Финансовые операции, складские сведения, документы, контрагенты, задачи и аналитика создаются и просматриваются в контексте выбранной организации.

Пользователь, имеющий доступ к нескольким организациям, должен каждый раз проверять активную организацию перед созданием операции или загрузкой документа. Ошибочный выбор организации может привести к размещению информации не в той рабочей области.

Создатель или администратор организации отвечает за корректность базовых реквизитов, структуру пользователей и предоставленные права. Данные одной организации не должны использоваться как данные другой без законного основания и соответствующей операции переноса.

4. Роли и права доступа

Платформа использует ролевой принцип. Базовая роль определяет типовой набор разделов и действий, после чего доступ может уточняться в рамках возможностей организации. Пользователь не должен пытаться обходить ограничения или использовать доступ коллеги для выполнения недоступной ему операции.

Названия ролей отражают типовую модель и не заменяют внутренние должностные инструкции компании. Администратор должен предоставлять минимально необходимый доступ и периодически проверять актуальность полномочий.

5. Начальная настройка организации

До начала регулярного использования администратору рекомендуется проверить базовые сведения организации и определить ответственных за ключевые направления. Качество исходной настройки напрямую влияет на понятность дальнейших отчётов и операций.

• проверить наименование и основные реквизиты организации;
• добавить пользователей и назначить каждому персональную роль;
• определить ответственных за финансы, склад, документы и иные используемые разделы;
• настроить или проверить основные справочники, необходимые для начала работы;
• при переносе исходных данных выполнить сверку загруженных остатков и записей;
• определить внутренний порядок подтверждения операций и исправления ошибок.

Не рекомендуется массово переносить данные без предварительной проверки структуры исходного файла и понимания того, как эти сведения будут использоваться в отчётах и связях между разделами.

6. Дашборд и уведомления

Дашборд используется как точка быстрого обзора состояния организации. Состав отображаемых показателей зависит от доступных данных, версии продукта и полномочий пользователя.

Уведомления и сигналы помогают выделить события, требующие внимания: финансовые сроки, складские отклонения, кадровые или документарные события, задачи и тендерные сроки. Пользователь должен переходить к исходным данным и проверять фактическое основание уведомления до принятия решения.

7. Работа с финансами

7.1. Общий порядок

Финансовый раздел используется для фиксации и анализа денежных операций, счетов, обязательств и управленческой отчётности. Пользователь должен различать фактические и плановые сведения и корректно указывать основания операции, статьи и контрагента, когда это предусмотрено.

7.2. Платежи и операции

1. 1. Создайте или импортируйте операцию в предусмотренном разделе.
2. 2. Проверьте дату, тип операции, сумму, счёт или кассу, контрагента и управленческие статьи.
3. 3. При наличии основания свяжите операцию со счётом, обязательством или иным доступным объектом.
4. 4. После проведения операции убедитесь, что она корректно отражается в соответствующем управленческом представлении.

7.3. ОДДС, ОПиУ и план-факт

ОДДС используется для анализа поступлений, выплат, сальдо и структуры движения денежных средств. ОПиУ используется для оценки доходов, расходов и управленческого финансового результата. План-факт позволяет сопоставлять запланированные и фактические значения и анализировать отклонения.

Если показатель вызывает сомнение, следует перейти к операциям соответствующего периода и проверить классификацию исходных данных. Не следует изменять исходные сведения только ради получения желаемого итогового показателя.

8. Налоговый раздел

До использования налогового раздела следует проверить налоговый профиль организации и применяемый режим. Платформа использует эти сведения для управленческого учёта периодов, обязательств, сроков и платежей.

1. 1. Проверьте сведения налогового профиля и период их действия.
2. 2. Контролируйте созданные или рассчитанные налоговые обязательства и срок их исполнения.
3. 3. После фактической оплаты проверьте связь обязательства с финансовой операцией, если такая связь предусмотрена.
4. 4. Используйте календарь и сигналы как средство внутреннего контроля, но сверяйте обязательные сроки и суммы с первичными документами и применимым законодательством.

Платформа не заменяет официальную сдачу деклараций, расчётов и иных форм в государственные органы.

9. Персонал и расчёты

Раздел персонала предназначен для работы со сведениями о сотрудниках, начислениями, выплатами и связанными обязательными платежами в пределах функциональности продукта. Перед внесением персональных данных организация должна иметь законное основание для их обработки.

При начислениях проверяйте сотрудника, расчётный период, состав начислений и удержаний, сумму к выплате и связанные обязательства. После выплаты следует контролировать корректность отражения финансовой операции и, при наличии функции, налоговых обязательств.

Не размещайте в профиле сотрудника сведения, которые не требуются для заявленной цели работы в платформе.

10. Склад

10.1. Товары и остатки

Остаток по товару формируется из складских движений. Не следует рассматривать ручное изменение итогового остатка как обычный способ исправления: расхождение должно быть объяснено соответствующей операцией, инвентаризацией или предусмотренной корректировкой.

10.2. Приёмка и отгрузка

1. 1. Выберите склад и основание операции.
2. 2. Добавьте позиции, количество и иные обязательные параметры.
3. 3. Проверьте контрагента и связанные документы, если они требуются для операции.
4. 4. Проведите движение после проверки фактического события.

10.3. Резервы и инвентаризация

Резерв уменьшает доступное к свободному использованию количество, но не является фактическим списанием. Инвентаризация используется для сопоставления учётного и фактического количества и оформления выявленных расхождений.

11. Контрагенты

Карточка контрагента используется как центр связанных рабочих данных. При создании контрагента проверьте наименование, идентификационные реквизиты, контактные данные и банковские сведения, если они необходимы.

Перед платежом или подписанием договора реквизиты следует дополнительно сверить с надёжным источником. Автоматическое заполнение или внешняя проверка, если она подключена, является вспомогательной функцией и не снимает с пользователя ответственность за юридически значимую проверку.

Из карточки контрагента пользователь может работать со связанными финансовыми, документарными и иными данными в пределах доступного функционала.

12. Документы и договоры

При загрузке документа укажите его тип, статус, дату, срок или основание, если соответствующие поля предусмотрены. Документ рекомендуется связывать с конкретным процессом: договором, счётом, платежом, складской операцией, тендером или иным объектом.

При формировании документа из шаблона обязательно проверьте итоговый текст, реквизиты сторон, суммы, даты, предмет, приложения и полномочия подписанта. Автоматическое формирование не означает юридическую проверку документа оператором платформы.

Архивирование документа используется для прекращения его активного использования без нарушения истории, если соответствующий режим предусмотрен разделом.

13. Тендеры

При создании тендерной записи фиксируйте заказчика, основные сроки, этап, требуемые документы и ответственных лиц. По мере прохождения процедуры обновляйте статус и комплектность данных.

Для управленческого контроля используйте связанные задачи и документы. После завершения процедуры результат должен быть отражён в записи; при заключении договора используйте предусмотренную связь с договорной работой.

Платформа не заменяет электронную торговую площадку и не гарантирует соблюдение пользователем требований конкретной закупочной процедуры.

14. Задачи и коммуникации

Задача должна содержать понятный результат, ответственного и срок. Если задача относится к конкретному документу, контрагенту, тендеру или иному объекту, используйте доступную связь, чтобы участники видели контекст исполнения.

При завершении задачи пользователь обязан корректно изменить её статус. Просроченные задачи следует анализировать отдельно: само наличие просрочки не объясняет причину и требует управленческого решения.

Рабочий чат и комментарии не заменяют юридически значимые документы, если для конкретного действия требуется договор, акт, приказ или иная установленная форма.

15. Аналитика и сигналы

Перед интерпретацией показателя проверьте период, организацию и наличие исходных данных. Аналитика отражает зарегистрированные сведения и не может достоверно показать событие, которое не было внесено в систему или было классифицировано неверно.

Сигнал означает, что система выявила условие, требующее внимания. После получения сигнала откройте соответствующий раздел, проверьте источник и только затем принимайте решение.

Если система указывает на неполноту или качество данных, сначала устраните причину неполноты, а не игнорируйте предупреждение.

16. AI-помощник

AI-помощник может использоваться для пояснения показателей, подготовки предварительных выводов и навигационной помощи. Формулируйте запрос так, чтобы было понятно, к какой организации, периоду и показателю относится вопрос, если соответствующий контекст не определяется автоматически.

Всегда проверяйте ответ AI-помощника по исходным данным. Не используйте ответ как единственное основание для юридического, налогового, финансового, кадрового или иного профессионального решения.

Не вводите в AI-запрос избыточные персональные или конфиденциальные сведения, если они не нужны для разрешённой функции и вы не имеете законного основания для их обработки.

17. Импорт, экспорт и файлы

Перед импортом сохраните исходный файл и проверьте его структуру. Если интерфейс предоставляет предварительный просмотр или проверку, используйте её до окончательной записи.

После массовой загрузки проведите выборочную или полную сверку ключевых записей: сумм, дат, контрагентов, остатков и статусов. Ошибка в исходном файле может массово повлиять на последующую аналитику.

Экспорт используется для анализа, передачи или сохранения данных в доступном формате. Экспортированный файл следует защищать с учётом содержащейся в нём коммерческой информации и персональных данных.

18. Качество данных и исправление ошибок

Если пользователь обнаружил неверную информацию, способ исправления зависит от статуса объекта. Черновик может допускать редактирование, а проведённая или подтверждённая операция может требовать отмены, сторнирования либо другой предусмотренной процедуры.

Не следует создавать дублирующую операцию для скрытого исправления предыдущей записи, если система предусматривает корректный механизм изменения. Это может исказить отчётность и нарушить историю события.

При невозможности самостоятельно исправить запись обратитесь к администратору или технической поддержке и укажите организацию, раздел, дату, идентифицирующие сведения объекта и описание ожидаемого результата без передачи пароля.

19. Правила безопасной работы пользователя

• используйте только персональную учётную запись;
• не передавайте пароль и иные реквизиты доступа третьим лицам;
• проверяйте активную организацию до создания операции;
• не загружайте избыточные персональные данные и документы без деловой необходимости;
• не открывайте доступ к данным сотрудникам, которым он не требуется;
• не пытайтесь обходить ограничения, исследовать закрытые адреса или создавать чрезмерную нагрузку;
• при подозрительной активности сообщайте администратору или оператору;
• выходите из учётной записи на общедоступных устройствах.

20. Обязанности администратора

Администратор отвечает за внутреннюю организацию доступа и должен регулярно проверять, кто имеет доступ к данным организации.

• назначать роль, соответствующую фактическим обязанностям сотрудника;
• не использовать права директора как стандартный доступ для всех пользователей;
• своевременно блокировать или удалять доступ уволенных и неработающих сотрудников;
• проверять исходные импорты и начальные остатки;
• контролировать корректность базовых реквизитов организации;
• определить ответственных за ключевые разделы и порядок исправления ошибок;
• сообщать оператору о существенных инцидентах и не передавать пароли технической поддержке.

21. Техническая поддержка

Техническая поддержка принимает обращения по вопросам доступа, работы функциональных разделов, ошибок и пользовательской документации. Основной официальный контакт оператора — fulcrumllc@yandex.ru; актуальные каналы также публикуются на официальном сайте.

Для ускорения рассмотрения обращения укажите организацию, раздел, приблизительное время события, последовательность действий и полученный результат. При возможности приложите снимок экрана без лишних персональных и конфиденциальных данных.

Техническая поддержка не запрашивает у пользователя пароль как стандартное условие рассмотрения обращения.

22. Прекращение доступа и работа с данными

При прекращении полномочий сотрудника администратор должен прекратить его доступ к организации. Прекращение личного доступа не должно использоваться как способ удаления корпоративной истории, если данные относятся к деятельности организации и подлежат сохранению.

При прекращении договора или подписки порядок доступа, выгрузки, хранения, удаления или возврата данных определяется договорными условиями, политикой обработки персональных данных и применимым законодательством. До прекращения доступа клиенту рекомендуется использовать доступные функции экспорта для тех данных, которые ему необходимо сохранить отдельно.

23. Контрольные списки пользователя и администратора

Пользователь

• я работаю в правильной организации;
• моя роль соответствует моим полномочиям;
• я не передаю пароль коллегам;
• вводимые суммы, даты и реквизиты проверены;
• проведённая операция соответствует фактическому событию;
• перед решением я проверяю источник аналитического сигнала;
• я не воспринимаю AI-ответ как профессиональное заключение.

Администратор

• реквизиты организации актуальны;
• у каждого сотрудника персональная учётная запись;
• назначен минимально необходимый уровень доступа;
• неактуальные доступы прекращены;
• исходные остатки и массовые импорты сверены;
• ответственные за финансы, склад, документы и иные используемые разделы определены;
• команда знает официальный канал технической поддержки;
• пользовательские документы и правила обработки данных доступны сотрудникам.

Оператор эксплуатации